Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Dafür gehört ein kurzer Hinweis auf die Regelung in die Rechnung. Alle übrigen Pflichtangaben bleiben bestehen. Fehlt eine davon, kann der Empfänger die Rechnung zurückweisen.
Diese Angaben gehören in jede Rechnung
Das Umsatzsteuergesetz beschreibt in Paragraf 14, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Für Kleinunternehmer entfallen Steuersatz und Steuerbetrag. Der Rest bleibt gleich.
- Dein vollständiger Name und deine Anschrift. So, wie sie auch im Impressum und in der Gewerbeanmeldung stehen.
- Name und Anschrift des Empfängers. Bei Geschäftskunden die vollständige Firmierung, nicht nur der Ansprechpartner.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Eine der beiden Angaben genügt.
- Ausstellungsdatum. Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde.
- Fortlaufende Rechnungsnummer. Einmalig vergeben und ohne Lücken nachvollziehbar.
- Menge und Bezeichnung der Leistung. Verständlich beschrieben, nicht nur als Sammelposten.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
- Das Entgelt. Der Betrag, den du in Rechnung stellst.
- Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Statt Steuersatz und Steuerbetrag, siehe unten.
Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung
Weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, muss der Empfänger erkennen können, warum. Dafür genügt ein kurzer Satz auf der Rechnung. Üblich ist eine Formulierung wie diese:
Gemäß Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Auf den genauen Wortlaut kommt es nicht an. Entscheidend ist, dass der Grund für die fehlende Umsatzsteuer klar erkennbar ist. Was du nicht tun darfst: einen Steuerbetrag ausweisen. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist, schuldet diesen Betrag dem Finanzamt, auch wenn er ihn nie eingenommen hat.
Fünf Fehler, die häufig vorkommen
- Die Rechnungsnummer springt oder wird doppelt vergeben. Sie muss einmalig und nachvollziehbar sein.
- Das Leistungsdatum fehlt, weil es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Es gehört trotzdem hinein.
- Die Leistung wird zu vage beschrieben. Eine Sammelbezeichnung ohne Bezug zur tatsächlichen Leistung reicht nicht.
- Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung fehlt ganz.
- Aus einer Vorlage bleibt eine alte Steuerzeile stehen. Das ist der teuerste Fehler in dieser Liste.
Rechnungen aufbewahren
Rechnungen musst du aufbewahren, und zwar so, dass sie unverändert lesbar bleiben. Für digitale Belege gelten zusätzliche Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Eine Rechnungssoftware nimmt dir diesen Teil weitgehend ab, weil sie Nummern vergibt, Dokumente ablegt und Änderungen dokumentiert. Die konkreten Aufbewahrungsfristen solltest du mit deiner Steuerberatung klären, weil sie von der Belegart abhängen.
Was sich beim Thema E Rechnung ändert
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gewinnt die strukturierte elektronische Rechnung an Bedeutung. Für den Empfang solcher Rechnungen gelten bereits Anforderungen, für das Ausstellen bestehen Übergangsregelungen. Weil die Fristen gestaffelt sind und sich auf die Unternehmensgröße beziehen, solltest du den aktuellen Stand vor einer Softwareentscheidung prüfen. Wichtig für die Auswahl ist, dass die Software gängige Formate wie ZUGFeRD und XRechnung unterstützt.
Für die erste Rechnung genügt eine Vorlage. Sobald regelmäßig Rechnungen entstehen, Belege dazukommen oder die Steuerberatung Daten benötigt, spart eine Rechnungssoftware spürbar Zeit. Sie vergibt Nummern automatisch, setzt den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung dauerhaft und bereitet die Übergabe vor.
Nächster Schritt
Wenn du wissen möchtest, welches Programm zu deinem Ablauf passt, hilft die Auswahlhilfe weiter. Der Vergleich zeigt anschließend die Unterschiede der geprüften Anbieter.
Grundlage und Grenzen dieses Beitrags
Dieser Beitrag beschreibt die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz, insbesondere Paragraf 14 und Paragraf 19. Er ersetzt keine steuerliche Beratung und geht nicht auf Sonderfälle wie Leistungen ins Ausland, Reverse Charge oder Anzahlungen ein. Bei Unsicherheit entscheidet deine Steuerberatung über den Einzelfall.