Für viele Kleinunternehmen reicht ein schlanker Rechnungsablauf am Anfang aus. Wer Belege, Banking, EÜR, Auswertungen oder mehrere Benutzer einbeziehen möchte, sollte die spätere Erweiterung bereits bei der Auswahl berücksichtigen.
1. Welche Dokumente musst du wirklich erstellen?
Eine normale Rechnung ist nur der Anfang. Prüfe, ob du Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Abschlagsrechnungen, Serienrechnungen oder Mahnungen benötigst. Eine Funktionsliste ist nur hilfreich, wenn sie zu deinen tatsächlichen Dokumenten passt.
2. Bleibt es bei Rechnungen oder kommt Buchhaltung hinzu?
Ein reines Rechnungsprogramm kann für wenige Ausgangsrechnungen genügen. Sobald Eingangsbelege, Banking, offene Posten, EÜR oder Umsatzsteuerprozesse hinzukommen, wird eine breitere Buchhaltungslösung interessanter. Der spätere Wechsel kostet meist mehr Zeit als ein sauber geplanter Einstieg.
3. Wie arbeitest du mit deiner Steuerberatung zusammen?
Kläre vor dem Test, welche Daten deine Steuerberatung benötigt. Wichtig können ein eigener Zugang, DATEV Export, Belegübergabe, Buchungsdaten oder nachvollziehbare Korrekturen sein. Ein technisch vorhandener Export ist nur dann wertvoll, wenn er zum tatsächlichen Kanzleiablauf passt.
4. Wie werden Belege und Zahlungen verarbeitet?
Ein guter Test umfasst nicht nur eine Ausgangsrechnung. Importiere einen echten Eingangsbeleg, prüfe die mobile Erfassung und bilde eine Zahlung ab. So erkennst du, ob Beleg, Rechnung und Bankbewegung im Alltag verständlich zusammenfinden.
5. Welche Tarifgrenzen können später stören?
Vergleiche nicht nur den Einstiegspreis. Prüfe Benutzer, Belegmengen, Banking, Auswertungen, Exporte, Schnittstellen und Zusatzmodule. Ein günstiger Einstieg kann sinnvoll sein, solange der benötigte Ablauf nicht durch spätere Aufpreise unnötig teuer wird.
6. Wie wichtig sind Schnittstellen und Erweiterungen?
Onlineshop, Zahlungsdienst, CRM, Zeiterfassung oder Dokumentenablage können später angebunden werden. Eine Schnittstelle sollte aber nicht nur existieren. Entscheidend ist, welche Daten übertragen werden, wie Fehler behandelt werden und wer die Verbindung pflegt.
7. Kannst du den echten Ablauf in der Testphase prüfen?
Lege keine reinen Testdaten ohne Bezug zum Alltag an. Erstelle eine echte Dokumentvorlage, importiere einen typischen Beleg, prüfe eine Zahlung und exportiere die Daten so, wie sie später weitergegeben werden. Erst danach lässt sich die Bedienung sinnvoll bewerten.
Lexware Office sollte geprüft werden, wenn ein breiter kaufmännischer Ablauf in einer Plattform wichtig ist. sevdesk sollte geprüft werden, wenn der Einstieg über Rechnungen klar bleiben und über Tarifstufen wachsen soll. Diese Einordnung ersetzt keine eigene Tarifprüfung.
Eine kurze Testcheckliste
- Eigenes Rechnungsdesign anlegen.
- Eine Rechnung und eine Gutschrift erstellen.
- Einen Eingangsbeleg erfassen.
- Eine Zahlung oder einen Bankabgleich prüfen.
- Offene Posten und Mahnung testen.
- Export oder Steuerberaterzugang prüfen.
- Tarifkosten für den geplanten Ausbau notieren.
Nächster Schritt
Öffne den Vergleich und prüfe anschließend die beiden Anbieterprofile. Beginne erst danach eine Testphase, damit du weißt, welche Abläufe du tatsächlich testen möchtest.