Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von der Aufbewahrungspflicht. Buchungsbelege müssen seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden, für Rechnungen selbst gilt weiterhin die Zehn-Jahres-Frist nach Paragraf 14b UStG.
Zwei Fristen, die leicht verwechselt werden
- Buchungsbelege (acht Jahre). Quittungen, Kontoauszüge und vergleichbare Belege, die eine Buchung stützen, seit 2025 auf acht Jahre verkürzt.
- Rechnungen (zehn Jahre). Ausgangs- und Eingangsrechnungen unterliegen weiterhin der ursprünglichen Zehn-Jahres-Frist nach Paragraf 14b UStG.
Weil beide Fristen nebeneinander gelten und sich nicht in jedem Einzelfall trennscharf zuordnen lassen, ist im Zweifel die längere Frist die sicherere Wahl. Eine Rechnungssoftware, die Belege automatisch mit Aufbewahrungsstatus ablegt, nimmt dir diese Einordnung im Alltag weitgehend ab.
Wann die Frist beginnt
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum auf dem Beleg, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung dazu vorgenommen wurde. Ein Beleg vom März eines Jahres muss also faktisch bis zum Ende des entsprechenden Folgejahres nach Fristablauf aufbewahrt werden.
Was GoBD-konforme Archivierung bedeutet
Digital erhaltene oder erstellte Belege müssen auch digital archiviert werden. Es reicht nicht aus, ein digitales Original auszudrucken, abzuheften und anschließend zu löschen. Die Ablage muss zudem unveränderbar, vollständig und in angemessener Zeit auffindbar sein. Die meisten Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme bilden das automatisch ab, sobald Belege direkt im System erfasst statt nur lokal gespeichert werden.
Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach Paragraf 147 AO gelten unabhängig von der Unternehmensgröße, auch für ein kleinstes Nebengewerbe. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts.
Grundlage und Grenzen dieses Beitrags
Dieser Beitrag beschreibt die allgemeinen Aufbewahrungsfristen nach Abgabenordnung und Umsatzsteuergesetz in der aktuellen Fassung. Er geht nicht auf branchenspezifische Sonderfristen oder laufende steuerliche Außenprüfungen ein, die die Aufbewahrungspflicht über die genannten Fristen hinaus verlängern können. Bei Unsicherheit entscheidet deine Steuerberatung über den Einzelfall.