Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das gilt ohne Ausnahme auch für Kleinunternehmer. Beim Versand bleibt für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG vorerst eine Ausnahme bestehen: Sie dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen ausstellen.
Was eine E-Rechnung von einer PDF unterscheidet
Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln ist kein Bilddokument, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung, auch wenn sie elektronisch verschickt wird.
Empfangen: schon Pflicht
Die Pflicht, E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und verarbeiten zu können, gilt bereits seit 2025 und betrifft auch Kleinunternehmer. Praktisch bedeutet das: Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus, aber die empfangene Datei sollte lesbar und archivierbar bleiben. Viele Rechnungsprogramme zeigen den strukturierten Datensatz automatisch in einer lesbaren Ansicht an.
Versenden: Ausnahme für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen weiterhin auf Papier oder als einfache PDF fakturieren. Diese Ausnahme betrifft die Ausstellung, nicht den Empfang. Für andere Unternehmen gelten gestaffelte Übergangsfristen: Bis Ende 2026 bleiben Papierrechnungen grundsätzlich möglich, Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro erhalten eine längere Übergangsfrist bis Ende 2027, ab Januar 2028 wird die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft verpflichtend.
Auch ohne eigene Versandpflicht verlangen manche Geschäftskunden bereits jetzt E-Rechnungen, weil sie selbst darauf umstellen. Eine Rechnungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt, erspart dir eine spätere Umstellung unter Zeitdruck.
Grundlage und Grenzen dieses Beitrags
Dieser Beitrag beschreibt den allgemeinen Fahrplan zur verpflichtenden E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft nach aktuellem Stand. Einzelne Fristen und Schwellenwerte können durch weitere Verordnungen konkretisiert werden. Er ersetzt keine steuerliche Beratung und geht nicht auf grenzüberschreitende Geschäfte oder B2C-Rechnungen ein, für die andere Regeln gelten.